7 Herramientas para gestionar tareas y administrar tu tiempo

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Cada día más personas llegan al final del día estresadas, sin poder haber cumplido con todas las pautas del trabajo o de la rutina del día. Esto es especialmente preocupante cuando se deben coordinar proyectos con un tiempo de entrega limitado.

Es en estos casos aprender a organizar el tiempo resulta fundamental, ya que es esto lo que garantizará cumplir con todas las metas u objetivos de manera exitosa, sin embargo, muchas veces se hace simplemente complicado.

Afortunadamente, la tecnología ha ayudado a solucionar muchos problemas que experimentaban las personas, incluyendo, por supuesto, los problemas relacionados con la organización de la rutina diaria. Siempre que tengas conexión a Internet de Fibra Óptica de alta velocidad, y estas herramientas, podrás gestionar y cumplir con todas tus tareas sin desperdiciar ni un solo segundo.

Si necesitas cumplir con todas tus proposiciones y metas para el 2021, estás de suerte, ya que actualmente es posible contar con una gran variedad de herramientas para gestionar el tiempo, y estas son las mejores 6 que puedes encontrar:

1) Google Calendar

Esta herramienta es una de las más importantes para poder organizar todas las tareas del día. Como su nombre lo indica, Google Calendar es un calendario asociado con Google. Es muy simple de utilizar y de configurar, lo mejor es que está incluida en todos los dispositivos con sistema operativo Android, y de igual forma se puede descargar esta aplicación desde cualquier otro sistema operativo móvil.

Debido a que Google Calendar se encuentra sincronizado con Google, lo que significa que trabaja directamente desde la nube, se puede acceder a este calendario en tiempo real desde cualquier dispositivo, por lo que no importa dónde te encuentres, siempre podrás observar todo lo que tienes que hacer durante el día.

Así mismo, esta app permite agendar una cantidad prácticamente ilimitada de actividades por hacer durante el día, con las horas en las que se deben realizar, colocar etiquetas y organizar las tareas por colores, y, lo mejor de todo, establecer recordatorios y alarmas para su realización.

En cuanto a estos recordatorios, pueden ser programados para que sean realizados en el momento exacto o, incluso, con algunas horas de antelación, lo que permite organizar el tiempo de una manera mucho más eficiente.

2) Trello

Trello es una excelente herramienta para la gestión de proyectos que permite organizar el tiempo. Principalmente se accede a ella desde cualquier navegador web, aunque existe una aplicación para dispositivos móviles. Trello consiste en un tablero donde se pueden organizar columnas de tareas, establecer fechas límites, recordatorios, y anexar notas, imágenes, vídeos y hasta audios a cada una de las tareas.

Cada tarea puede personalizarse por completo, añadiendo incluso listas de ítems de las etapas que se deben seguir, etiquetas y otros. La plataforma es muy sencilla de usar, y es una herramienta muy versátil.

Visualmente es muy atractiva, ya que las tareas se colocan como tarjetas en cada columna, las cuales se asemejan a las famosas notas Post-It, pero mucho más avanzadas. Esta aplicación es perfecta para equipos de trabajo, ya que se pueden compartir los tableros con otros usuarios, quienes pueden comentar.

Una de las grandes ventajas de utilizar Trello para organizar el tiempo que le dedicas a tus tareas, es que te permite priorizar, de forma visual, todo lo que tienes pendiente por realizar. Por ejemplo, podrías crear una columna para las ideas generales, colocar en una segunda columna todas aquellas tareas que están pendientes por realizar, en la tercera aquellas tareas que están en curso, y una cuarta columna donde colocarás las tareas que ya hayan finalizado.

En cuanto a las tarjetas, estas puedes organizarlas de forma vertical por prioridad, colocando las más urgentes en la parte superior, y las menos importantes de último. Además, con la función de fecha límite, el sistema te ayudará a organizar mejor el estatus de cada una de forma automática.

3) Toggl

Aunque Toggl funciona principalmente con dispositivos móviles, permite organizar el tiempo dedicado a hacer distintas tareas. Las tareas se pueden agrupar en distintas categorías, como proyectos, clientes y otras etiquetas, lo que permitirá poder controlarlas y organizarlas de manera más efectiva.

Algo novedoso de esta app, es que permite poder visualizar, de manera sencilla, todas las tareas a largo plazo, tanto de forma semanal, como mensual u anual. Así mismo, es posible instalar una extensión de navegador, lo que permitirá poder acceder a la gestión de tareas rápidamente en cualquier lugar y momento en que se necesite.

gestion-de-tiempo

4) Notion

Notion adopta un enfoque informativo. A diario usamos además del correo electrónico, bases de datos, wikis, calendarios, listas de tareas, blocs de notas, etc. Así que Notion se propone unir todas ellas en una sola.

En lugar de carpetas, Notion utiliza un enfoque de contenido anidado para organizar la información y crear un espacio de trabajo todo en uno. Colabora en tiempo real con tu equipo y sincroniza todos tus dispositivos para no perderte de nada.

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Pero no se trata sólo de unificar herramientas. El resultado tiene que ser atractivo y práctico. De ahí es que su aspecto es minimalista, nos permite movernos con comodidad, ya que el editor de notas facilita incluir cualquier clase de contenido: listas, texto, imágenes, código… Y, al instante, darle formato para que el contenido se lea, entienda y sea útil. También es posible reordenar el contenido arrastrando y soltando.

Y aunque parece que cubre todas las necesidades no significa que debas dejar de usar tus apps actuales. Por esta razón es compatible con más de 50 apps y servicios, Notion puede integrar contenido de terceros, como Twitter, Google Maps, Google Drive, etc.

Puedes entenderlo mejor a través del siguiente video:

5) Rescue Time

Algo que ocurre a menudo es que, aunque cuentes con un internet de Fibra Óptica de alta velocidad, y te enfoques en terminar tus proyectos pendientes, al final del día no has cumplido con tus metas. Cuando esto pasa puede deberse a que algunas tareas consumen más tiempo que otras, especialmente si estas no se realizan de forma organizada.

Para descubrir dónde se encuentra el problema puedes utilizar Rescue Time. Esta herramienta te permite descubrir cuáles son aquellas tareas que más tiempo te consumen, ya que su función principal es la de medir cuánto tiempo se dedica a cada una de las tareas.

Esta aplicación es compatible con todos los navegadores, y semanalmente elabora un informe que permite el bloqueo de aquellas páginas que resulten ocasionar más distracciones, así como también te deja ver, de una forma muy visual y fácil de comprender, cuáles tareas se están ocupando la mayoría de tu tiempo.

Con esta información podrás organizar mejor tus actividades diarias, lo que te permitirá poder llegar al final del día con la satisfacción del deber cumplido.

6) Google Keep

Google Keep es otra solución digital de Google al problema de organización y gestión de tareas. Es completamente gratuita, se sincroniza con tu correo de Google, por lo que puedes acceder a esta app desde cualquier navegador o dispositivo.

Te permite crear notas o tarjetas con las tareas pendientes, pero no sólo eso, sino que a cada tarea le puedes añadir etiquetas, fechas límites, audios, videos, imágenes, comentarios, listas de tareas e, incluso, compartir notas en específico con otros usuarios si te resulta necesario.

No importa qué tipo de tareas necesites realizar, si personales o de trabajo, puedes organizar todo en Google Keep sin problemas. Una de las mejores funciones que tiene esta app, es que si la usas desde el móvil, puedes crear nuevas notas con simplemente dictarlas a la app, y se convertirán en texto automáticamente, lo que ayuda a ahorrar tiempo cuando uno se encuentra en la calle.

7) Self Control

Muchas veces puede resultar imposible evitar procrastinar, bien sea porque las tareas son agotadoras mentalmente, o porque existen muchos estímulos o distracciones alrededor. En estos casos tu mejor opción es SelfControl.

Esta es una aplicación completamente gratuita que te permite poder bloquearte, a ti mismo, el acceso a una lista de páginas web, redes sociales o todo aquello que te resulte fuente de distracción, por el tiempo que lo requieras.

Lo mejor de esta app es que, una vez que hayas programado el tiempo y la lista de los sitios webs que deseas bloquear para concentrarte, no vas a poder saltarse este bloqueo hasta que termine el tiempo, incluso si apagas tu computadora o si eliminas la aplicación.

Pero no te preocupes, una vez que el contador llegue a cero, podrás entrar sin problemas a estos sitios web o aplicaciones online con la satisfacción del deber cumplido.

Cumple con tus metas del 2021 sin problemas

El primer paso para que puedas cumplir con todos tus propósitos de año nuevo es que seas honesto contigo mismo. Nadie espera que cumplas todos tus propósitos antes de que finalice enero, pero si puedes encontrar las mejores herramientas para que, durante el año, puedas cumplir con todo lo que te has propuesto.

Con el uso de cualquiera de estas herramientas, y con un acceso a internet de Fibra Óptica de alta velocidad, de seguro que más pronto que tarde podrás estar viendo los frutos de tus esfuerzos. Eso sí, no todo es trabajo, cuando termine tu jornada no olvides aprovechar tu conexión para ver alguno de los mejores programas o películas de Netflix, después de todo, no queremos que te quemes, y si, te lo mereces.

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